เปลี่ยนอีเมลสำคัญให้เป็นการแจ้งเตือนแบบสายโทรเข้าด้วย Echobell

สารบัญ

สิ่งที่ต้องเตรียม
ขั้นที่ 1 — สร้างช่อง
ขั้นที่ 2 — ผูกทริกเกอร์อีเมล
ขั้นที่ 3 — เขียนเทมเพลตที่เหมาะกับการอ่านออกเสียง
ขั้นที่ 4 — ตั้งประเภทการแจ้งเตือนเป็นโทรเข้า
ขั้นที่ 5 — กรองด้วยเงื่อนไข (ไม่บังคับ)
ขั้นที่ 6 — ตั้งค่าการส่งต่ออีเมล
Gmail
iCloud Mail
Outlook
ขั้นที่ 7 — ทดสอบ
การแก้ปัญหา
ขั้นตอนต่อไป
บทความที่เกี่ยวข้อง

อีเมลบางฉบับต้องถึงตัวคุณไม่ว่าคุณกำลังทำอะไรอยู่ ทั้งเหตุขัดข้องในระบบโปรดักชัน การเรียกเก็บเงินล้มเหลว หรืออีเมลจากผู้ส่งคนสำคัญ Echobell ให้คุณส่งต่ออีเมลเหล่านั้นเข้าช่องหนึ่ง แล้วส่งออกมาเป็นการแจ้งเตือนแบบสายโทรเข้าที่ดังทะลุโหมดโฟกัสได้

Echobell เก็บเฉพาะข้อมูลบัญชี ช่อง และการติดตามไว้บนเซิร์ฟเวอร์ ส่วนเนื้อหาการแจ้งเตือนอยู่บนเครื่องของคุณเท่านั้น

สิ่งที่ต้องเตรียม

ติดตั้ง Echobell แล้ว (App Store / Google Play)
ให้สิทธิ์การแจ้งเตือนแล้ว

ขั้นที่ 1 — สร้างช่อง

เปิด Echobell → สร้างช่องใหม่
ตั้งชื่อ (เช่น "Critical Email Alerts") แล้วเลือกสี
บันทึก

ขั้นที่ 2 — ผูกทริกเกอร์อีเมล

ในหน้ารายละเอียดช่อง ให้คัดลอกที่อยู่อีเมลเฉพาะของช่องนั้น อีเมลใดก็ตามที่ส่งมายังที่อยู่นี้จะทริกเกอร์ช่องดังกล่าว

ตัวแปรของเทมเพลตที่ใช้ได้กับทริกเกอร์อีเมล:

from — ที่อยู่ผู้ส่ง
to — ที่อยู่ที่ผูกกับช่อง
subject — หัวข้ออีเมล
text — เนื้อหาแบบข้อความล้วน
html — เนื้อหาแบบ HTML (เมื่อมี)

ขั้นที่ 3 — เขียนเทมเพลตที่เหมาะกับการอ่านออกเสียง

การแจ้งเตือนแบบโทรเข้าจะอ่านเนื้อหานี้ออกเสียง จึงควรเขียนให้สั้นและตรงประเด็น

หัวข้อ:

[Email Alert] {{subject}}

เนื้อหา:

From: {{from}}
Preview: {{text}}

ถ้าต้องการแนบลิงก์ที่คลิกได้ไว้ในบันทึกการแจ้งเตือน ให้ส่งค่า externalLink ผ่าน webhook หรือกำหนด Link Template ในการตั้งค่าขั้นสูง

ขั้นที่ 4 — ตั้งประเภทการแจ้งเตือนเป็นโทรเข้า

ในการตั้งค่าการติดตามของคุณ ให้กำหนดดังนี้:

ประเภทการแจ้งเตือน: โทรเข้า
ตั้งค่าแอป → อ่านเนื้อหาเสียงซ้ำ: เปิด (ไม่บังคับ)
ตั้งค่าแอป → โทรซ้ำเมื่อสายไม่ติด: เปิด (แนะนำ)

การแจ้งเตือนแบบโทรเข้าจะดังเหมือนสายโทรศัพท์จริง และทะลุโหมดโฟกัสได้ขึ้นอยู่กับการตั้งค่าของ iOS

ขั้นที่ 5 — กรองด้วยเงื่อนไข (ไม่บังคับ)

ถ้าไม่ตั้งเงื่อนไข อีเมลทุกฉบับที่ส่งเข้าช่องจะทริกเกอร์การแจ้งเตือน เพิ่มเงื่อนไขเพื่อจำกัดว่าอีเมลแบบไหนจึงจะทำให้เครื่องดัง

เฉพาะผู้ส่งรายใดรายหนึ่ง:

from == "alerts@yourcompany.com"

หัวข้อเป็น "URGENT" พอดี (เงื่อนไขรองรับเฉพาะการเท่ากันแบบตรงตัว ไม่รองรับการจับคู่บางส่วนของข้อความ):

subject == "URGENT"

กฎแบบรวมเงื่อนไข:

(from == "pager@service.com" || from == "vip@customer.com") && subject == "Service down"

ขั้นที่ 6 — ตั้งค่าการส่งต่ออีเมล

Gmail

Settings → See all settings → Filters and Blocked Addresses
สร้างตัวกรองตามผู้ส่ง (From) หรือหัวข้อ (Subject)
แอ็กชัน: ส่งต่อไปยังที่อยู่อีเมลของช่อง Echobell ของคุณ
ไม่บังคับ: ข้ามกล่องขาเข้าหรือติดป้ายกำกับ

Gmail อาจขอให้ยืนยันที่อยู่ปลายทางที่ส่งต่อ ถ้าไม่สะดวก ให้ส่งต่อผ่าน group alias ที่คุณควบคุมเอง

iCloud Mail

Settings → Rules
เงื่อนไข: From หรือ Subject มีข้อความตามเกณฑ์ของคุณ
แอ็กชัน: ส่งต่อไปยังที่อยู่อีเมลของช่อง Echobell ของคุณ

Outlook

Settings → Mail → Rules
เพิ่มเงื่อนไขตามผู้ส่ง หัวข้อ หรือคำสำคัญ
แอ็กชัน: Forward/Redirect ไปยังที่อยู่อีเมลของช่อง Echobell ของคุณ

ขั้นที่ 7 — ทดสอบ

ส่งอีเมลไปยังที่อยู่ของช่อง (หรือทริกเกอร์กฎการส่งต่อของคุณ)
ยืนยันว่าได้รับการแจ้งเตือนแบบสายโทรเข้า
ตรวจดูบันทึกใน Echobell แล้วปรับเทมเพลตหรือเงื่อนไขตามต้องการ

การแก้ปัญหา

ไม่ได้รับสาย: ตรวจสอบว่าประเภทการแจ้งเตือนตั้งเป็นโทรเข้า ตรวจสิทธิ์การแจ้งเตือนของ iOS และโหมดโฟกัส แล้วเปิด "โทรซ้ำเมื่อสายไม่ติด" ในการตั้งค่าแอป
เทมเพลตไม่แสดงผล: ชื่อตัวแปรคือ from, to, subject, text, html ส่วนเงื่อนไขใช้นิพจน์ธรรมดา ไม่ต้องครอบด้วย {{ }}
แจ้งเตือนบ่อยเกินไป: ทำเงื่อนไขให้เข้มขึ้น หรือกำหนดเกณฑ์ผู้ส่ง/หัวข้อในกฎอีเมลของคุณให้แคบลง

ขั้นตอนต่อไป

สร้างช่องแยกตามทีมหรือตามระบบ
ใช้ webhook สำหรับการแจ้งเตือนจากระบบอัตโนมัติ และใช้อีเมลสำหรับข้อความที่คนเขียนส่งมา
แชร์ลิงก์ติดตามช่องให้เพื่อนร่วมทีมที่ต้องได้รับการแจ้งเตือนแบบโทรเข้าชุดเดียวกัน