Wichtige QQ-Mail-E-Mails als Telefonbenachrichtigung weiterleiten

Wichtige QQ-Mail-Nachrichten gehen selten verloren, aber sie werden oft zu spät gesehen. Während Meetings oder Fokusphasen reichen normale Push-Benachrichtigungen nicht aus. Besser: Nur kritische E-Mails an Echobell weiterleiten und als Anruf-Benachrichtigung erhalten.

In diesem Guide richtest du das in wenigen Minuten ein.

Nützliche Doku-Links:

• QQ-Mail-Guide: /de/docs/email-to-call/qq
• E-Mail-Trigger-Grundlagen: /de/docs/email-trigger
• Benachrichtigungstypen (inkl. Calling): /de/docs/notification
• Vorlagen und Variablen: /de/docs/template
• Conditions: /de/docs/conditions

Warum Calling-Benachrichtigungen?

• Ein Anruf ist deutlich schwerer zu übersehen als eine normale Push
• Standardmails bleiben leise, nur wirklich Kritisches eskaliert
• Sprachinhalt liefert Kontext, auch wenn du nicht aufs Display schaust

Das ist besonders hilfreich bei Incidents, VIP-Kundenanfragen und Abrechnungsproblemen.

Voraussetzungen

• Echobell installiert (App Store)
• Ein Kanal für dringende E-Mail-Alerts
• Zugriff auf QQ-Mail-Einstellungen

Schritt 1 - Echobell-Kanal für wichtige QQ-Mails erstellen

1. Neuen Kanal anlegen, z. B. QQ Kritische Mails.
2. Benachrichtigungstyp auf Calling setzen.
3. Optional Retry aktivieren, um Zustellung bei kritischen Fällen zu erhöhen.

Referenz: /de/docs/notification

Schritt 2 - Kanal-E-Mail kopieren und Vorlagen festlegen

In den Kanal-Details die gebundene E-Mail-Adresse kopieren. Dorthin leitet QQ Mail später die wichtigen Nachrichten weiter.

Empfohlene Vorlagen:

Titel:

[QQ Wichtig] {{subject}}

Text:

Von {{from}}. {{text}}

Mehr zu Vorlagen: /de/docs/template

Schritt 3 - Weiterleitungsregel in QQ Mail einrichten

In QQ Mail eine Regel/Filter für priorisierte E-Mails erstellen:

• Nach Absender filtern (Management, Finance, Security, Key Accounts)
• Nach Betreff-Schlagworten filtern (urgent, invoice, failure, verification)
• Aktion: Weiterleiten an die Echobell-Kanaladresse

Beim ersten Aktivieren der Weiterleitung sendet QQ Mail eine Bestätigungs-E-Mail. Öffne in Echobell diese Benachrichtigung, nutze den Link oben rechts zum vollständigen E-Mail-Text und klicke dann den Bestätigungslink, um die Weiterleitung zu aktivieren.

Das sollte deine primäre Filterebene sein. Für mehr Datenschutz zuerst in QQ Mail filtern, sodass nur notwendige E-Mails an Echobell gehen.

Starte mit einer strikten Regel und erweitere schrittweise.

Vollständige QQ-Anleitung: /de/docs/email-to-call/qq

Schritt 4 - Optionaler Fallback: Conditions in Echobell

Diese Ebene nur nutzen, wenn sich deine Logik in QQ-Mail-Regeln nicht vollständig abbilden lässt.

Beispiele:

Nur Absender Finance:

from == "billing@company.com"

Nur bei urgent im Betreff:

subject.toLowerCase().includes("urgent")

Absender + Keyword:

(from == "security@company.com" || from == "ops@company.com") && subject.toLowerCase().includes("alert")

Syntax: /de/docs/conditions

Datenschutz und Informationspflicht

Wenn du diesen Workflow für Nutzer oder Teams veröffentlichst, sollte klar kommuniziert werden:

• Die Hauptfilterung erfolgt in QQ Mail, damit nur wirklich notwendige Inhalte an Echobell weitergeleitet werden.
• Nutzer müssen informiert sein, dass regelbasierte E-Mails zur Benachrichtigungszustellung weitergeleitet werden können, gemäß interner Richtlinien und lokaler Compliance-Anforderungen.

Schritt 5 - End-to-End testen

1. Testmail in QQ Mail senden, die zur Regel passt.
2. Prüfen, ob die Weiterleitung zur Kanaladresse erfolgt.
3. Prüfen, ob Echobell einen Anruf auslöst.
4. Vorlagen und Regeln anhand des Ergebnisses nachschärfen.

Troubleshooting

• Kein Anruf:
  • Prüfen, ob Calling aktiv ist
  • iOS-Berechtigungen und Fokusmodus prüfen
• Zu viele Anrufe:
  • Zuerst QQ-Regeln enger stellen
  • Conditions in Echobell nur ergänzen, wenn weiterhin nötig
• Sprachinhalt zu lang:
  • Vorlagentexte kürzen, nur Kerndaten behalten

Nächste Schritte

• Kanäle nach Thema trennen (Finance/Security/Kunden)
• Push für Routine, Calling nur für echte Dringlichkeit
• Weiterleitungsregeln monatlich prüfen

Mehr E-Mail-Integrationen: /de/docs/email-to-call